Arbeitstechnik im Quadrat
Text: Joachim Zischke
Arbeitstechniken unterstützen uns dabei, unsere Fähigkeiten, unser Wissen und die verfügbare Zeit effizient einzusetzen. Nicht auf das Wieviel unserer Leistungen kommt es an, sondern auf das Wie. Die Eisenhower-Matrix bietet eine einfache, dennoch schlüssige und wirkungsvolle Arbeitstechnik für das Aufgabenlösen sowie die interne und externe Kommunikation.
Erfolg im Beruf, ein zufriedenes Privatleben, ja selbst Wohlbefinden und Gesundheit hängen sehr stark davon ab, wie wir unser Leben organisieren, wie wir Fähigkeiten, Tätigkeiten, Wissen und Zeit wirkungsvoll kombinieren und einsetzen. Selbstmanagement lernen wir jedoch nicht einfach durch das Lesen von Methoden und Theorien, sondern durch das Analysieren unserer Arbeitsweise, durch das Schaffen von Strukturen und durch eine strenge Selbstdisziplin in der Anwendung geeigneter Arbeitstechniken. Es führt kein Weg daran vorbei: Wer Fortschritte erreichen will, muss bereitwillig Veränderungen akzeptieren und sie zielstrebig und hartnäckig umsetzen.
Der Sport liefert hierfür ein gutes Beispiel: Wer an die Spitze kommen und dort bleiben will, muss laufend höhere und höchste Leistungen erbringen. Auch das heutige wirtschaftliche Umfeld verlangt nach immer mehr Leistung. Im Vergleich zum Sport ist aber eine Leistungssteigerung in der Wirtschaft (etwas) einfacher: Wir können das Was beeinflussen, die Art, wie wir arbeiten oder mit welchem Aufwand wir unsere Ziele erreichen. Es geht hier nicht vorrangig um das Wieviel, also die Quantität, sondern um das Wie, die Wirkung unseres Handelns.
Don’t work harder — work smarter!
Die Eisenhower-Matrix liefert uns ein Schema für die Aufgabenbewältigung. Der amerikanische Präsident Dwight D. Eisenhower soll alle seine Aufgaben nach diesem Schema strukturiert haben. Das Prinzip ist einfach: Die Dringlichkeit und Wichtigkeit einer Aufgabe entscheiden über die zeitliche Erledigungsfolge. »Die dringlichsten Entscheidungen sind selten die wichtigsten« erkannte Eisenhower.
Ganz gleich, welche Aufgabe Sie zu erledigen haben, prüfen Sie zunächst, in welche Kategorie diese einzusortieren ist:
Das Aufgaben-Quadrat
Dringlich und wichtig — DO! — Sofort erledigen!
Dringlich, nicht wichtig — DELEGATE! — Sofort delegieren!
Wichtig, nicht dringlich — DECIDE! — Entscheiden, wann eine Erledigung möglich ist, terminieren, eventuell delegieren
Nicht wichtig, nicht dringlich — DUMP! — Später erledigen, zurückgeben oder in den Papierkorb
Fragen Sie sich: Wann erledige ich die Dinge, die wichtig, aber nicht dringlich sind? Wann erledige ich wichtige Aufgaben, bevor sie dringlich werden? Handeln Sie erst dann, wenn für Sie die Klassifizierung der Aufgabe feststeht.
Das Prinzip der Eisenhower-Matrix lässt sich genauso erfolgreich für unsere interne und externe Kommunikation anwenden.
Die Wichtigkeit der Information entscheidet über die Wahl des Kommunikationsmittels. Je persönlicher unser Kommunikationsstil, desto größer unsere Einflussmöglichkeit. Je wichtiger das Thema, desto persönlicher unser Kommunikationsstil. Entsprechend klassifizieren wir die Information:
Das Kommunikations-Quadrat
Thema wichtig, Einfluss wichtig — Persönlicher Besuch
Thema wichtig, Einfluss nicht wichtig — Persönlicher Brief, eventuell eMail oder Fax
Thema nicht wichtig, Einfluss wichtig — Telefon
Thema nicht wichtig, Einfluss nicht wichtg — eMail, Fax, SMS
Veröffentlicht am 03. September 2009
