Nach Aktenlage

Text: Joachim Zischke

Der Akt der Aktenentscheidung nach Aktenlage

Vortrag von Paul Plumbohm, Referent der Compagnia Fiasco, gehalten am 27. November 2007 anlässlich des 3. Sympodiums der Staatlichen Akademie für Verwaltungsakte in Bad Aktach.

Frau Präsidentin, meine verehrten Damen und Herren.

Ich eröffne meinen Vortrag mit einem Wort Napoleons: »Alles, was in der neuen bourbonischen Charte nach Feudalismus und Pfaffentum schmeckt, will ich durch eine Zusatzakte wegschaffen, und diese Akte auf einem Maifelde, ähnlich jenem der fränkischen Kaiser, publizieren lassen. Aber, aber, glauben Sie, meine Herren, Charten und Konstitutionen sind zerreissbarer als das Papier, auf welches man sie druckt.«

Der Akt, einen Vorgang nach Aktenlage zu entscheiden, ist äusserst vielfältig, vielschichtig und vielsagend. Die Prozesse der Aktenentscheidung haben sich in den letzten 40 Jahren für den Aktenentscheider (im weiteren kurz: Aktend genannt) derart autonomisiert, dass sie — ich darf hier den Begriff des spiritus rectus der Aktenkunde, Professor Archivalius zitieren — für den Aktenbruder eines Behördenordens heute schlicht nicht mehr zu ergründen sind. Es ist daher an der Zeit, diese Deaktualität mit antiaktenischer, geradezu nonaktpensativer Gesinnung entgegenzutreten.

In meinen Ausführungen werde ich auf die regulativen Wissensstände eines Aktenden eingehen. So dann werde ich mich auf den Entscheidungsvorgang nebst den unausweichlichen technischen Details konzentrieren. Abschliessen werde ich meinen Bericht mit einer Betrachtung der konkreten Auswirkungen auf unser aller Leben als Bürger. Beginnen wir also mit den

Voraussetzungen an den Aktenentscheider

Die erste Grundbedingung besteht natürlich in der Beherrschung aller einschlägigen Gesetze und sämtlicher Vergnügungen, äh, Verzeihung – Verfügungen, Verordnungen und Vorschriften, amtsintern kurz die GVs genannt. Diese GVs sind für unsere Amtsperson das, was anderswo addito salis grano bedeutet. Ohne GVs kein Resultat, ohne Resultat keine weiteren GVs.

Hauptakten, Nebenakten, Beiakten, Einzelakten, Fallakten, Sammelsachakten …

Absolut vorangig und wichtig sind natürlich detaillierte Kenntnisse der Aktensachkunde, der Aktenartenkunde und der Aktenzeichenkunde. Gerade in der differenzierten, sicheren Handhabung von Hauptakten, Nebenakten, Beiakten, Einzelakten, Fallakten, Sammelsachakten, Sonderakten, Sondersachakten und Sammelsondersachakten zeigt sich der wahre Aktenkönner. Das Wissen um die verschiedenen Aktenarten und ihres artgerechten Einsatzes kann nur durch ein langes Aktenstudium erreicht werden. Bezüglich der Aktengliederung und -einteilung sei hier auf die einschlägigen Verordnungen, niedergelegt in den sogenannten AskVO (Aktensachkundeverordnung) der Bundesländer, verwiesen.

Ein weiteres Erfordernis beim Akt der Aktenentscheidung stellt eine ausgeprägte Intuition dar, das Wesentliche vom Unwesentlichen unterscheiden zu können. Insbesondere kommt es dabei auf die treffsichere Unterscheidungserkenntnis zwischen fliegenden Blättern und fliegenden Konvoluten an. Fliegende Blätter werden jene Schriftstücke bezeichnet, welche Beschwerden, Eingaben, Klagen und Widerrufe darstellen. Konvoluten beherbergen umfangreiche Sammelsachakten, die zu gewichtigen Bündeln geschnürt, noch immer die Aktenböcke in den Amtsstuben bevölkern. Denn nur wer diese umfangreiche, papierbasierte Materie beherrscht, kann im entscheidenden Moment der Aktenentscheidung richtig entscheiden, weil er die Aktenspezifika mühelos und intuitiv im Sinne des vorgeschriebenen Prozesses anwendet.

Der Aktend muss sowohl praktisches als auch technisches Verständnis mitbringen. So ist eine gewisse Sesshaftigkeit erforderlich, die sich in der Fähigkeit ausdrückt, auch dann sitzen zu bleiben, wenn es der Ernst der Lage erfordert aufzustehen. Aufzustehen, um den herannahenden Dingen, in unserem Falle natürlich die der Aktenentscheidung, mutig ins Auge zu sehen. Verständlich, dass hier trotz der gerade angesprochenen Sesshaftigkeit, eine körperliche Bewegungsfitness in Amtsdingen für den Vorgang der Aktenentscheidung unabdingbar ist.

Ich komme nunmehr zur

Verfahrensweise der Aktenentscheidung

Umfangreiche wissenschaftliche Untersuchungen haben ergeben, dass nichts unangenehmer für den Aktenden selbst ist und einer sachgerechneten, den Vorgaben entsprechneten Aktenentscheidung hinderlich sein kann‚ wenn die Berücksichtigung der Newton’sche Axiome vernachlässigt werden. Inbesondere das Prinzip der klassischen Mechanik nach dem jeder Körper in seinem Zustand der Ruhe oder der geradlinigen, gleichförmigen Bewegung beharrt, wenn dieser nicht von außen durch Kräfte geändert wird muss stringente Berücksichtigung finden.

Der zur Aktenentscheidung durch Aktenlage berufene Aktend sitzt also im Dienstzimmer, den Körper leicht nach vorne geneigt, hält beide Arme geradwinklig, die Handflächen nach oben zeigend und erwartet den Aktenwurf. Der Aktenwurf findet regelmässig zu festgelegten und innerbehördlich bekanntgegebenen Terminen statt. Durch diese Terminalien wird sichergestellt, dass alle ausgewählten Aktenden vorbereitet und ausgeglichen dem Aktenentscheidungstag begegnen können. Das Publikum ist zum Zeitpunkt der Aktenwürfe nicht in den Räumlichkeiten der Behörde zugelassen, sowohl aus Gründen der Gefahrenabwehr als auch der Geheimhaltung.

Ein Mitarbeiter der Aktenregistratur (kurz: Marg genannt) durchfährt mit dem Aktmobil nach einem exakt festgelegten Routen- und Zeitplan die Behördenflure. Bei einem Dienstzimmer angekommen, das durch Abteilungskennzeichen, Raumnummer und Aktenentscheiderkürzel gekennzeichnet ist, öffnet er die Dienstzimmertür. Der Raumzuschnitt der für diese Amtshandlung bestimmten Zimmer ist normiert, so dass der Marg stets die gleichen Ausgangssituation vorfindet (die geografische Ausrichtung können wir hier unberücksichtigt lassen).

Der Marg greift sich also die planmässig vor ihm liegende Akte mit der rechten Hand, sofern er über eine solche verfügt, vollführt einen halben Schritt in das Zimmer, wendet sich dabei um eine Vierteldrehung nach außen, spannt die Armmuskulatur und startet den Aktenwurf durch ein kurzes, aber katapultartig schnelles Loslassen des Aktenobjekts.

Der erfolgreiche Verlauf des Aktenwurfs — ein Aktenwurf wird nur dann als erfolgreich beendet betrachtet, wenn die Akte in den bereitgehaltenen Armen des Aktenden auch landet — erfordert die Einhaltung einer ballistischen, der Keplerellipse kongruent angeglichenen Flugbahn, die unter Berücksichtigung des im Dienstzimmer herrschenden amtmosphärischen Luftwiderstands, infolge Atmung und Ausdünstung des Aktenden, und der Inhomogenität des Schwerefeldes, hervorgerufen durch die Abteilungsfachzugehörigkeit des Aktenden, zustande kommt. Am Rande sei erwähnt, dass sowohl die Anfangs- und Fluggeschwindigkeit eines Aktenobjekts als auch die Armdauerhaltefähigkeit des Aktenden abhängig ist vom amtlichen und physischen Alters der Beteiligten.

Lassen Sie mich nun zum Akt der Aktenentscheidung kommen.

Oh, mir wird gerade signalisiert, der Kaffee sei fertig. Nun, das wollen wir uns doch nicht zweimal sagen lassen. Also, auf zu Kaffee und Keksen …

Veröffentlicht am 05. Juni 2008