GTD – Der schwarze Gürtel im Selbstmanagement

Text: Wolff Horbach

Ein Anwenderbericht

Sind Sie vielleicht ein “Volltischler”? Kämpfen Sie mit unendlichen Todo-Listen oder zahlreichen Hängeregister-Ordnern? Getting Things Done ist eine Methode, sich im privaten und beruflichen Umfeld zu organisieren. Dieser Anwenderbericht beschreibt bekannte Probleme und gibt praxisorientierte Lösungshinweise.

Viele Jahre lang habe ich gegen einen immer wieder vollen Schreibtisch gekämpft – vergeblich. Bis ich auf GTD stieß. GTD ist die Abkürzung für Getting Things Done, einer von dem Amerikaner David Allen entwickelten Selbstmanagementmethode. Das von Allen geschriebene Buch Getting Things Done ist ein absoluter Bestseller und erschien in deutsch unter dem Titel Wie ich die Dinge geregelt kriege.

David Allen ist ein ausgezeichneter Beobachter. Über Jahrzehnte verfolgte er akribisch die Arbeitsweise seiner Beratungsklienten und fand dabei heraus, welche die besten Methoden sind, um die Dinge des Lebens geregelt zu bekommen, zu denen wir verpflichtet sind oder mit denen wir uns einverstanden erklärten.

GTD funktioniert so: Wir erfassen zunächst all die Dinge, die wir in unser Leben lassen und die wir eines Tages gerne erledigen wollen oder müssen. Das umfasst sowohl berufliche als auch private Dinge. Diese Dinge strömen über diverse Kanäle in unser Leben: Anrufe, Korrespondenz, eMails, SMS, Prospekte von der Messe, Notizen auf einem Bierdeckel.

»Die Entscheidungsfrage lautet: Muss ich handeln?«

In einem ersten Schritt leeren wir alle Eingangskörbe und treffen für jedes Ding eine Entscheidung. Die Entscheidungsfrage lautet: Muss ich mit diesem Ding, dem Brief, dem Anruf oder der eMail etwas anfangen? Muss ich handeln? Wenn Nein, folgt die nächste Frage: Benötige ich die Sache später noch einmal? Falls wir wiederum mit Nein antworten, können wir beispielsweise den Prospekt sogleich wegwerfen oder die eMail löschen. Stellen wir fest, mit den Dingen etwas tun zu müssen, empfiehlt David Allen, zu prüfen, ob wir das innerhalb der nächsten zwei Minuten erledigen können, etwa indem wir eine eMail kurz beantworten oder einen Rückruf tätigen. Braucht die Sache mehr Zeit, ist zu entscheiden, wann und wie wir sie später erledigen: Dinge, die nur an einem bestimmten Tag (Montag, Martin anrufen) oder zu einem bestimmten Termin (Donnerstag, 15 Uhr, Vorstandssitzung) erledigt werden können, übertragen wir in einen Terminkalender. Alle anderen Dinge ordnen wir selbst definierten Kategorien zu: Lesen, Telefonieren, Arbeiten am Computer, Besprechen mit dem Chef.

Dinge, die wir nicht in einem Schritt erledigen können, wandeln sich automatisch in ein Projekt. Für Projekte schlägt David Allen eine natürliche Planung vor, die aus den folgenden Punkten besteht:

• Wir klären den Zweck: Warum mache ich das überhaupt?
• Wir stellen uns vor, wie das Projekt aussehen wird, wenn es erledigt ist (das mental vorweg genommene Ergebnis).
• Wir führen ein Brainstorming durch: Was alles gehört zu diesem Projekt? Wer ist daran beteiligt? Was gilt es zu beachten?
• Wir organisieren die Dinge im Projekt und bringen Sie in eine sinnvolle, nutzenbringende Reihenfolge.
• Wir legen den nächsten physischen Schritt fest, denn ein Projekt ist selten sofort durchführbar, der nächste physische Schritt hingegen schon.

Ich probierte mehrere Zeit- und Selbstmanagementsysteme aus, bevor ich GTD kennenlernte. GTD veranlasste mich zu einigen gravierenden Änderungen meiner Arbeitsweise. Hier will ich kurz auf meine wichtigsten Probleme eingehen und zeigen, wie ich sie mit Hilfe von GTD löste.

Der volle Schreibtisch

Ich bin ein Mensch mit vielfältigen Interessengebieten. Ich lasse also, um es mit David Allens Worten auszudrücken, sehr viele Dinge in mein Leben. Bei vielen dieser Dinge wusste nie richtig, ob ich sie wirklich noch einmal brauchen würde. Es war mehr so ein Gefühl, dass mir meine Sammlung vielleicht nützlich sein könnte. Und das war die Hauptursache der vielen Papierstapel auf meinem Schreibtisch.

Mit GTD mache ich es jetzt so: Ich nehme ein Ding her und entscheide sofort: Muss ich etwas damit tun? Brauche ich es noch einmal? Wenn die Sache nicht gleich im Papierkorb landet und auch keine weitere Aktion innerhalb von zwei Minuten stattfinden kann, packe ich das Ding zu einer Referenzliste, beispielsweise Interessante Tagungshotels. Dazu benutze ich dünne Orga-Mappen, die ich beschrifte und von A bis Z sortiere. Parallel dazu führe ich eine Textdatei auf meinem Computer, die ich für eine elektronische Recherche verwende.

Ein weiterer entscheidender Punkt ist: Früher blieben die Dinge auf meinem Schreibtisch liegen, weil ich mir nicht sicher war, ob ich sie vielleicht noch einmal brauchte. Die alten Zeitmanagementsysteme verursachten bei mir regelmäßig ein schlechtes Gewissen, weil ich nicht gleich eine Entscheidung traf, weil ich jedes Stück Papier eben mehr als nur einmal in die Hand nahm. Heute sage ich: Alles Quatsch. Viele Dinge brauchen ihre Zeit zum Reifen. Jetzt packe die noch nicht entschiedenen Dinge auf einen mit Vielleicht gekennzeichneten Stapel, den ich regelmäßig durchsehe. Möglicherweise komme ich dann später zu der Einsicht, dass ich die Sache wegwerfe, ablege oder den Zustand einfach weiterhin belasse.

Die vielen Unterteilungen

Bevor ich mit GTD arbeitete, hatte ich natürlich schon immer viele Listen angelegt: eine Projektliste, etliche Todo-Listen, Listen für Dies und Das, hier ein Ordner, da eine Hängemappe, zahlreiche Dateien auf dem Computer. Was mit fehlte, war ein einheitliches System. Und das habe ich mit GTD geschafft. Dazu muss ich von den sechs Ebenen berichten, die David Allen empfiehlt und die er anschaulich mit Flughöhen vergleicht:

• 50.000 Fuß: Das sind die großen Lebensziele. Diese sollte man bei allem was man tut, nicht aus den Augen verlieren.
• 40.000 Fuß: Die Vision, der Ausblick auf die nächsten drei bis fünf Jahre.
• 30.000 Fuß: Die Ziele für die nächsten ein bis zwei Jahre.
• 20.000 Fuß: Die eigenen Verantwortungsbereiche.
• 10.000 Fuß: Die laufende Projekte.
• Startbahn: Das aktuelle Handeln.

Ich benutze nun ein Softwaresystem, in dem ich für die Ebenen 50.000 bis 10.000 Fuß Projekte anlege. Zusätzlich verwende ich noch eine Kategorie Vielleicht-Projekte. Für jedes Projekt erfasse ich die bereits oben beschriebenen Inhalte: Zweck, vorweg genommenes Ergebnis, Brainstorming, Organisation, nächster Schritt. Einige Projekte sind nur eine Klammer für weitere Unterprojekte. So ist das Schreiben für das DIALOGUS Magazin beispielsweise ein Projekt, das Schreiben eines Artikels ein nächster Schritt. Zurzeit verwalte ich 145 Projekte. Das ist mir allerdings zu viel und ich arbeite ständig daran, diese Zahl zu verringern.

Das Problem der zu vielen Ordner und Untergliederungen hat sich endlich aufgelöst. Ich verfüge nun zu jeder Zeit über eine horizontale Sicht meiner privaten und beruflichen Ebenen: von den großen Lebenszielen bis zu den aktuell anstehenden Aktionen. Für jedes laufende Projekt kenne ich eine vertikale Durchdringung: Ich weiß, warum ich etwas mache. Ich habe eine klare Vorstellung davon, wie es sein wird, wenn das Projekt fertig ist. Und ich bin informiert, welcher der nächste Schritt ist, um das Projekt erfolgreich zu beenden.

Ich liebe mein GTD.

Veröffentlicht am 06. März 2008